今やどの企業でも、業務の効率化にシステムが欠かせないようになっています。そのため多くの企業では、自社の業務を効率化するためのシステムを導入するようになっています。こうしたシステムについて、自社で開発できるケースもありますが、専門のエンジニアなどがいなければ、難しいでしょう。たいていの場合、制作会社にアウトソーシングすることになります。

システム開発をアウトソーシングする時のポイント

自社内で開発するのであればコミュニケーションをとりやすく、望んだ形のシステムが完成する可能性も高いですが、社外にアウトソーシングするとなるとそういうわけにはいきません。納品してもらったシステムが、思っていたものと違った、というケースもあります。そのため、アウトソーシングをする時は、特に制作会社と密にやり取りをする必要があります。

ただし、密なやり取りが重要なのはその通りですが、時間や従業員の負担を考えると、担当者と直接コミュニケーションがとりづらい場合も多々あります。そうした場合でも質を落とさず、希望通りのシステムに仕上げてもらうために大事になるのがRFP（提案依頼書）です。提案依頼書は、重要な情報伝達手段。どのような目的で、どれくらいの予算で、どれくらいのスケジュールでといった内容をしっかりと記すことで、コスト、納期、そしてシステムの質が納得のいくものになります。提案依頼書を作る時は、重要なポイントを押さえて、明確に書くようにしましょう。それだけでも、コミュニケーションが不足することによる認識のずれを避けられる可能性が高まります。

オーダーメイドのシステムの開発を依頼する時は、特に提案依頼書が重要になります。オーダーメイドとは、依頼する会社の要求に応じて、柔軟なシステムを作ってくれるサービス。既に完成しているシステムに比べると費用は高額になりますが、自社の現在の体制に合わせたシステムができあがりやすいので、仕事の流れなどを大幅に変えることなく、導入できるというメリットがあります。

制作会社の選び方

オーダーメイドの時も、そうではない時も、システム開発を依頼するなら、制作会社がどのようなシステムの制作に強いかをチェックすることも大切です。どのようなシステムの制作に強いかをチェックする時は、開発済みのシステムを調べてみることをおすすめします。例えば、在庫管理システムを自社開発している会社なら、在庫管理業務の改善に使えるシステムの制作に強いと分かります。小売店や物流倉庫など、在庫管理に関する業務がある会社におすすめの制作会社です。

費用をかけてシステムの開発を依頼するからこそ、いろいろと注意して進めなければなりません。制作会社とコミュニケーションをとること、提案依頼書をしっかりと作り込むこと、そして制作会社をきちんと選ぶこと。こうした点を守ってアウトソーシングすれば、適切なコストで業務の効率化ができるシステムを導入できるでしょう。これからシステムの開発を依頼する場合は、ぜひ参考にしてください。